Como registrar contas, previsões e acompanhar o financeiro

O financeiro do Nexus Social guarda o que sai da organização (despesas) e o que ela espera receber. Ele organiza o dado para quem presta contas e para quem faz a contabilidade, mas não faz balanço nem escrituração contábil. O nome "Despesa" é o padrão do sistema; a sua organização pode usar outro.

Onde fica

Menu lateral > Gestão de Despesas:

• Registro de contas: a tela que abre com o título Contas e Pagamentos. Tem as abas Lista de Contas, Resumo das Contas, Previstas, A receber e Fluxo de caixa (algumas abas dependem do perfil).
• Painel Financeiro: gráficos de gasto por categoria e por período.

Antes de começar

• Administração, coordenação e financeiro cadastram e dão baixa. O contador e outros perfis com acesso só consultam.
• Nos campos de dinheiro, digite só os números: os centavos entram primeiro, da direita para a esquerda. Para R$ 140,55 digite 14055; para R$ 300,00 digite 30000. Não precisa digitar vírgula, ponto nem "R$".
• Uma conta prevista nunca é uma despesa. Ela só entra nos totais, nos painéis e na prestação de contas depois que alguém dá a baixa.

Passo a passo

Anotar uma despesa

1. Abra Registro de contas e, na aba Lista de Contas, clique em Anotar nova despesa.
2. Preencha a Data, a Descrição, a Categoria, o Valor (R$) e a Forma de Pagamento. São obrigatórios.
3. Se houver, escolha o Fornecedor, informe o N. Recibo / Nota Fiscal e anexe a foto do recibo ou da nota.
4. Para a despesa contar nas contas de um projeto, escolha o projeto em Vincular a Projeto (opcional) e, se o projeto tem orçamento por rubrica, a Rubrica do orçamento.
5. Clique em Registrar despesa.

Para corrigir depois, use Mais ações na linha da conta.

Cadastrar uma conta que ainda vai ser paga

1. Abra a aba Previstas e clique em Nova conta prevista.
2. Preencha a Descrição, o Valor previsto (R$) e o Vencimento. Se quiser, escolha categoria, fornecedor e projeto.
3. Para uma conta que se repete todo mês, marque Repetir mensalmente e informe o Dia do vencimento, o Primeiro mês e a Quantidade de parcelas.
4. Clique em Salvar.

Dar baixa quando o pagamento acontece

1. Na aba Previstas, clique no ícone Dar baixa da conta.
2. Informe o Valor pago (R$) e a Data do pagamento, que podem ser diferentes do previsto.
3. Se pagou menos que o saldo, escolha entre manter o restante em aberto ou quitar a conta. Se pagou mais, o sistema pede o Motivo da divergência.
4. Clique em Confirmar baixa. A despesa passa a aparecer na Lista de Contas.

Registrar o que a organização espera receber

1. Abra a aba A receber e clique em Nova receita prevista.
2. Preencha a Descrição, o Tipo de entrada, o Valor previsto (R$) e o Recebimento previsto.
3. Quando o dinheiro chegar, clique no ícone Registrar recebimento, informe o Valor recebido (R$) e a Data do recebimento e clique em Confirmar recebimento.

Acompanhar o caixa

• Na aba Fluxo de caixa, veja mês a mês o que entrou, o que saiu e o que ainda falta entrar e sair. Para ver o saldo, quem tem permissão informa o saldo inicial (botão Informar saldo inicial). Sem ele, a tela mostra entradas e saídas, mas não o saldo.
• No Painel Financeiro, escolha o período e, se quiser, o projeto, para ver o gasto por categoria. O painel pode ser baixado em planilha ou PDF.

O Fluxo de caixa é uma visão de gestão: ele reúne o que já foi registrado nas outras abas e não cria lançamento algum.

Se algo der errado

• Não vejo o botão Anotar nova despesa. Seu perfil só consulta, ou você está em outra aba. Volte para Lista de Contas.
• Uma conta prevista não aparece nos totais. É o esperado: ela só conta depois da baixa.
• O sistema pede o motivo da divergência. O valor pago é maior que o saldo previsto. Explique o motivo e salve; a diferença fica registrada.
• Uma conta não aparece no projeto. Confira se o projeto foi escolhido em Vincular a Projeto (opcional). Sem isso, a despesa existe, mas não pertence a projeto nenhum.
• A aba Fluxo de caixa não aparece. Ela não está liberada para todos os perfis. Fale com a administração.
• A tela não mostra saldo. Ainda não há saldo inicial. Quem pode informá-lo é a administração, a direção ou o financeiro.