Como cadastrar um projeto e começar a prestação de contas

Um projeto reúne o que a organização faz com o dinheiro de uma parceria: as turmas, os participantes, as despesas, as metas e as prestações de contas. Este artigo mostra o caminho básico, do cadastro até a primeira prestação. O nome "Projeto" é o padrão do sistema; a sua organização pode usar outro.

Antes de começar: o projeto nasce vazio

Quando você cria um projeto, ele não traz nenhum participante, despesa ou número. Isso é o esperado. O projeto não procura o que é dele: você liga as coisas a ele, uma a uma.

Enquanto você não fizer essas ligações, o projeto mostra zero. O zero está certo: significa que ainda não há nada ligado ali.

Onde fica

Menu lateral > Gestão de Projetos > Ver Projetos. Dentro do projeto, a ficha tem duas fileiras de abas. A de cima separa os momentos do projeto, e a de baixo mostra o que fazer em cada um.

Sempre que este artigo disser "Execução > Turmas", clique em Execução na fileira de cima e depois em Turmas na de baixo.

O acesso a Projetos é de administração, direção, coordenação, assistente social e pessoal administrativo. O oficineiro não entra nessa parte.

Passo a passo

Criar um projeto

1. Em Ver Projetos, clique em Novo Projeto.
2. Preencha o Nome, o Status, a Data Início e a Data Fim. A descrição é opcional. Se souber quanto o projeto deve custar, preencha o Orçamento Estimado.
3. Clique em Salvar. O sistema abre a ficha do projeto.

O orçamento estimado é quanto o projeto deve custar. Não é o dinheiro que vai entrar.

Ligar as turmas ao projeto

1. Abra o projeto e vá em Execução > Turmas.
2. Clique em Vincular Turma e escolha a turma. A tela mostra também uma chave para exigir check-in e check-out dos encontros daquela oficina.
3. Salve. A turma passa a aparecer na aba, e os participantes, presenças e horas dela passam a contar no projeto.

A turma precisa estar cadastrada antes (veja o artigo sobre turmas).

Ligar uma despesa ao projeto

1. Abra Menu lateral > Gestão de Despesas > Registro de contas e clique em Anotar nova despesa.
2. No formulário, escolha o projeto em Vincular a Projeto (opcional). Este é o passo que faz a despesa entrar nas contas do projeto.
3. Se o projeto tem orçamento por rubrica, escolha também a Rubrica do orçamento.
4. Clique em Registrar despesa.

Cadastrar o instrumento de parceria (o termo)

O termo da parceria não fica no botão Editar projeto, que muda só nome, descrição, status, datas e orçamento estimado.

1. No projeto, vá em Prestação de Contas > Instrumentos.
2. Clique em Novo instrumento.
3. Preencha os dados do termo, como o Tipo, o Número, o Concedente, o Valor total, o Início da vigência e o Fim da vigência.
4. Clique em Cadastrar.

Abrir e enviar uma prestação de contas

1. Em Prestação de Contas > Instrumentos, clique no cartão do instrumento. Abaixo dele aparece o bloco Prestações de contas.
2. Clique em Nova prestação, preencha o que o formulário pede (parcela, início e fim do período, entre outros) e clique em Abrir prestação. Ela nasce como rascunho.
3. Enquanto está em rascunho, os valores acompanham os lançamentos: lançou uma despesa, o número muda.
4. Quando tudo estiver conferido, clique em Enviar na prestação e confirme. Se faltar algo, o sistema avisa antes.

Atenção: Enviar registra no sistema que a prestação foi entregue ao órgão e guarda uma cópia do que foi entregue. O sistema não transmite nada ao órgão por você: a entrega ao concedente continua sendo feita por quem presta contas.

Para corrigir depois do envio, clique em Reabrir e envie de novo. O sistema pede o motivo e guarda a nova versão ligada à anterior; a versão enviada continua guardada.

Acompanhar o calendário de relatórios

Se o projeto tem datas de início e fim e a periodicidade da prestação de contas preenchidas, a aba Prestação de Contas mostra a linha do tempo dos períodos devidos.

1. Encontre o período marcado como Pendente e clique em Gerar relatório do período.
2. Quando o relatório for protocolado no órgão, clique em Marcar como entregue.

Se algo der errado

• Criei o projeto e não o encontro na lista. A lista pode estar filtrada por situação. Clique na aba Todos.
• O projeto mostra tudo zerado. Ele só mostra o que foi ligado a ele: turmas, despesas e indicadores.
• O termo não está no botão Editar projeto. O termo fica em Prestação de Contas > Instrumentos.
• A linha do tempo de relatórios não aparece. Falta a periodicidade, a data de início ou a data de fim no cadastro do projeto. Corrija em Editar projeto.
• Não vejo o botão Marcar como entregue ou Novo instrumento. Seu perfil só consulta. Instrumentos e prestações são alterados pela administração, direção e financeiro; relatórios do calendário, por administração, direção, coordenação e assistente social.