Como organizar categorias, oficinas e turmas

O sistema separa "que tipo de atividade a organização oferece" de "quando e com quem ela acontece". São quatro cadastros, do mais largo ao mais concreto. Os nomes abaixo são os padrões do sistema; a sua organização pode ter trocado alguns.

A oficina é o molde; a turma é a execução. "Violão" é uma oficina só, e pode ter três turmas ao mesmo tempo, em dias, horários e locais diferentes. Se tem dia e hora, é turma.

O módulo programático é opcional. Crie um só quando a oficina tiver etapas de conteúdo que a pessoa percorre em ordem, como Básico, Intermediário e Avançado. Ele não tem relação com o "módulo do sistema", que é uma grande área do produto definida pelo plano contratado.

Onde fica

Menu lateral > Grupos de Convivência. Os cadastros aparecem na ordem em que devem ser preenchidos:

1. Categorias de Atividades
2. Oficinas Socioeducativas
3. Módulos Programáticos (pule se as suas oficinas não têm etapas)
4. Ver meus Grupos (as turmas; a tela abre com o título Turmas e Atividades)

Se uma dessas telas estiver vazia, ela explica o que aquele nível é e qual é o próximo passo. O botão de ajuda (o ? flutuante) traz a mesma explicação a qualquer momento.

Antes de começar

Cada tela aparece só para quem tem permissão. Categorias: administração, coordenação e pessoal administrativo. Oficinas e módulos: os mesmos, mais o oficineiro. Criar turma: administração, coordenação, direção e oficineiro. Se um botão não aparece para você, o seu perfil não tem essa permissão.

Passo a passo

Criar uma categoria

1. Abra Categorias de Atividades e clique em Nova Categoria.
2. Escreva o nome. Prefira nomes largos e poucos, como "Cultura", "Esporte", "Educação". Se você está escrevendo "Violão", isso é uma oficina, não uma categoria.
3. Clique em Salvar.

Criar uma oficina

1. Abra Oficinas Socioeducativas e clique em Nova Oficina.
2. Escreva o nome do tipo da atividade, sem dia nem hora ("Violão", não "Violão terça 14h").
3. Escolha a Categoria. É obrigatória.
4. Deixe os Módulos (opcional) em branco se a oficina não é dividida em etapas.
5. Preencha a descrição e o conteúdo programático, se quiser, e clique em Criar.

Criar um módulo programático (só se a oficina tiver etapas)

1. Abra Módulos Programáticos e clique em Novo Módulo.
2. Escreva o Nome do Módulo e vincule à oficina (ou às oficinas) a que ele pertence.
3. Clique para salvar.

Criar uma turma

1. Abra Ver meus Grupos e clique em Criar Nova Turma.
2. Preencha o Nome da Turma (aqui pode entrar o que distingue esta execução das outras, como "Violão Básico, Terça Tarde") e a Localidade.
3. Escolha a Oficina. A categoria é preenchida a partir dela.
4. Em Módulo (opcional), escolha um módulo ou a opção "Sem módulo". Se a oficina não tem módulos cadastrados, o campo avisa que isso é normal e a turma é criada assim mesmo.
5. Preencha a Descrição / Observações, os Dias da Semana, o Horário de início, o Horário de término e a Carga Horária. Escolha também os responsáveis da turma, que podem ser usuários do sistema ou voluntários sem login.
6. Se quiser, defina a Capacidade Máxima (opcional). Quem for matriculado além do limite entra na lista de espera da turma, e o sistema avisa quantos entraram na fila.
7. Clique em Cadastrar.

Matricular participantes na turma

1. Na lista de turmas, no cartão da turma, clique em Gerenciar. Abre a tela de presença daquela turma.
2. Abra a aba Gerenciar Atendidos (no celular, é uma seção que se abre).
3. Escolha a pessoa em Adicionar Atendido e clique em Adicionar.

Encerrar uma turma

No cartão da turma, clique em Editar e mude o Status: ativa, inativa, concluída ou cancelada. Ao marcar como concluída, o sistema pede a data em que ela terminou de fato; é essa data que vai para os relatórios.

Se algo der errado

• Cliquei em Salvar e nada aconteceu. Role o formulário até o topo: algum campo obrigatório ficou em branco, e a mensagem diz qual é.
• O campo de módulo está vazio e não tenho o que escolher. A oficina escolhida não tem módulos cadastrados, e isso é normal. Salve assim.
• Não acho a oficina na lista ao criar a turma. Ou ela ainda não foi cadastrada, ou foi inativada. Confira na tela de oficinas.
• Criei oficinas demais ("Violão Terça" e "Violão Quinta"). Isso costuma ser confusão entre molde e execução: o certo é uma oficina "Violão" com duas turmas. Os dados continuam válidos; reorganizar é trabalho manual, então vale falar com o suporte antes de mexer em volume.
• Mudei o nome de uma oficina e as turmas não mudaram. Elas mudam: o nome novo passa a valer nas turmas ligadas ao cadastro. Recarregue a tela.