Como fazer a chamada e registrar a presença de uma turma

A chamada registra, dia a dia, quem veio a cada encontro de uma turma. É dela que saem a frequência, a pontuação, a carga horária e os relatórios entregues a financiadores. Os nomes "Atendido" e "Turma" são os padrões do sistema; a sua organização pode usar outros.

Onde fica

Menu lateral > Grupos de Convivência > Ver meus Grupos. No cartão da turma, clique em Gerenciar. Abre a tela Marcar Presença daquela turma, com as abas Controle de Presença e Relatório e Foto (no celular, elas viram seções que se abrem).

Atalho: na busca global (lupa ou Ctrl+K), digite "chamada" e escolha Fazer chamada de hoje.

Quem tem permissão também encontra, no mesmo cartão, o botão Relatórios, que abre a tela de presença com a janela de exportação por período.

Antes de começar

• O oficineiro vê e faz a chamada só das turmas em que é responsável. Coordenação, direção e administração veem todas.
• O voluntário que conduz uma turma usa uma versão mais enxuta da tela: escolhe a turma e a data, vê só o nome de quem está matriculado, marca presente, falta ou atraso e salva.
• O oficineiro lança direto até 3 dias atrás (a organização pode ampliar esse prazo para 7 ou 15 dias). Depois disso, ele envia um pedido de aprovação.

Passo a passo

Fazer a chamada do dia

1. Abra a turma pelo botão Gerenciar e confira, no campo Data, o dia da aula.
2. Se a turma exige comprovação de horário, clique em Check-in do encontro antes da chamada. Isso registra a hora real de início.
3. Na aba Controle de Presença, escolha para cada pessoa: Presente, Falta, Atraso ou Não Letivo (dia sem aula, que não conta como falta).
4. Para marcar todo mundo de uma vez, clique em Selecionar todos como Presente e depois ajuste as exceções.
5. Em Atraso, informe os minutos perdidos em Min. perdidos. Em Não Letivo, a observação é obrigatória.
6. Para anotar algo sobre uma pessoa, clique em + Observação. Quem está marcado como falta, atraso ou não letivo já mostra o campo aberto.

O sistema salva sozinho a cada marcação. Quando salvar, aparece "Salvo às" e a hora ao lado da data.

Enquanto ninguém marca uma pessoa, a situação dela aparece como Não lançado. Isso não é falta: abrir a tela num dia sem aula não inventa falta para ninguém.

Escrever o relatório da aula e anexar a foto

1. Abra a aba Relatório e Foto.
2. Escreva o relatório e anexe a foto da atividade.
3. Clique em Salvar relatório e foto.

O relatório e a foto precisam de pelo menos uma presença marcada, porque são guardados junto com a chamada daquele dia. Aulas sem relatório aparecem em Pendências de relatórios.

Encerrar o encontro

Clique em Check-out do encontro. Para encerrar basta ter lançado a presença de todos: o relatório e a foto podem ser completados depois. Se o check-out for esquecido, o sistema fecha o encontro sozinho, mas essa aula fica marcada como "carga não comprovada" até a coordenação aprovar a correção.

Lançar uma chamada depois do prazo (oficineiro)

1. Ao abrir uma data fora do prazo, a tela entra em modo de pedido. Marque quem veio.
2. Clique em Enviar para aprovação e escolha o motivo: esqueci de fazer a chamada, a aula foi cancelada, tive um problema no sistema, erro de marcação ou outro (que precisa ser explicado).
3. Enquanto a coordenação não responde, a tela mostra Aguardando aprovação da coordenação e nada conta como presença ou falta.
4. Se for recusado, o motivo aparece e dá para corrigir e reenviar.

Se a data já tem chamada lançada e o prazo de edição passou, use Pedir correção e explique o motivo.

Aprovar ou recusar pedidos (coordenação e administração)

1. Na própria tela de presença, o aviso Pedido pendente mostra quem pediu e o motivo. Clique em Aprovar ou Recusar; a recusa pede um motivo, que volta para o oficineiro.
2. Para ver todos os pedidos, abra Menu lateral > Grupos de Convivência > Aprovações de Presença, com as abas Aguardando, Aprovados e Recusados.

A coordenação e a administração lançam a chamada de qualquer data. Quando a data passou do prazo, o sistema pede um motivo curto antes de gravar.

Em evolução: os avisos de pedido de aprovação e de chamada sem registro aparecem hoje só dentro do sistema, na tela Sugestões de Atividades, no grupo Atividades Diárias. Ainda não há aviso por e-mail ou WhatsApp para a equipe.

Se algo der errado

• "Este dia está sem registro." Numa data passada em que a turma tinha aula prevista e ninguém abriu nada, a tela oferece Registrar por que não houve aula, para contar o motivo (chuva, feriado, imprevisto).
• "Já existe registro para esta data." A chamada daquele dia já foi lançada. Se o prazo passou, use Pedir correção.
• O relatório não salva. Marque pelo menos uma pessoa primeiro; o relatório é guardado junto com a chamada.
• A turma não aparece na lista. O oficineiro e o voluntário só veem as turmas em que são responsáveis. Peça à coordenação para conferir o cadastro da turma.
• O voluntário não consegue abrir a chamada. Se o vínculo dele com a organização foi encerrado, a chamada deixa de abrir mesmo que o nome ainda conste na turma.