WhatsApp para ONGs: uma caixa de entrada da equipe, com o histórico na organização
As conversas do número da ONG chegam a uma caixa compartilhada, a equipe autorizada responde pelo Nexus e o histórico fica na organização, não no celular de quem atendeu.
Onde o atendimento por celulares pessoais trava a ONG
Cada pessoa da equipe atende pelo próprio celular, e a conversa vai embora com ela
Ninguém sabe se uma mensagem já foi respondida, e por quem
O mesmo assunto chega a pessoas diferentes, sem separação por área
Para saber quem escreveu, é preciso procurar o número em outra planilha
Imagens, áudios e documentos enviados ficam perdidos na galeria do aparelho
Caixa de entrada compartilhada
As conversas de WhatsApp da organização ficam num só lugar, com histórico que não depende do celular de ninguém. Quem sai da equipe leva o telefone, não a conversa. A equipe autorizada lê e responde pelo próprio Nexus.
Estado de cada atendimento
Marque cada conversa como nova, em atendimento, aguardando contato ou resolvida, e filtre a lista por caixa e por estado. A conversa aberta não fecha sozinha quando você muda o estado.
Caixas por área de atendimento
Crie caixas como Captação, Assistência Social ou Administrativo, com o nome que a organização escolher, diga quem opera cada uma e aponte os números de WhatsApp que enviam as conversas para ela. Conversa sem caixa cai numa fila visível, e passar uma conversa para outra área não apaga o histórico.
A ficha da pessoa ao lado da conversa
O sistema reconhece o telefone de participantes, voluntários, doadores, empresas e de quem está na lista de espera, e mostra a ficha, as turmas e os eventos ao lado da conversa. Se o telefone é de mais de uma pessoa, a equipe confirma com quem está falando, e o sistema nunca escolhe sozinho.
Imagens, áudios, documentos e vídeos
O que a pessoa manda aparece na própria conversa: a foto abre em tamanho maior, o áudio toca direto e o documento vira um cartão com o nome, o tipo e o tamanho. A equipe também anexa imagem, áudio, documento ou vídeo na resposta, dentro dos limites de tipo e tamanho do WhatsApp.
As regras do WhatsApp à vista
O WhatsApp só permite escrever livremente nas 24 horas depois da última mensagem da pessoa. A tela mostra a janela e, fora dela, oferece os textos aprovados da organização. Uma mensagem não entregue mostra o motivo e pode ser reenviada, e, quando o canal fica indisponível, o aviso aparece no topo da caixa.
WhatsApp e e-mail: conta própria ou gerenciado pelo Nexus
Os avisos automáticos saem pelo WhatsApp e pelo e-mail da organização. Você pode usar a conta própria ou contratar o WhatsApp Gerenciado e o E-mail Gerenciado pelo Nexus. Cada um é contratado separadamente e à parte do plano, com franquia de envios por período de 30 dias, e pode ser contratado sem o outro.
Do número da ONG à conversa respondida pela equipe
Conecte o número: uma conta própria de WhatsApp comercial da organização ou o WhatsApp Gerenciado pelo Nexus
Crie as caixas por área e aponte os números que alimentam cada uma
Escolha quem opera cada caixa, entre a equipe autorizada
Leia e responda as conversas na caixa de entrada, com a ficha da pessoa ao lado
Marque o estado de cada atendimento até a conversa ser resolvida
Fora da janela de 24 horas, use um texto aprovado da organização para retomar o contato
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Perguntas frequentes
A organização pode conectar uma conta própria de WhatsApp comercial ou contratar o WhatsApp Gerenciado, com número fornecido pelo Nexus, e os dois tipos podem existir ao mesmo tempo. As regras do WhatsApp para o número, como o aproveitamento de um número que já está em uso, dependem da Meta e do provedor e são tratadas na ativação.
Não. A ativação é assistida: ao contratar o WhatsApp Gerenciado, a tela mostra que a contratação está em andamento e que o número está em preparação, e só mostra o serviço como ativo quando o número está pronto de verdade.
O WhatsApp só permite escrever livremente nas 24 horas seguintes a uma mensagem da pessoa. Passado esse prazo, e no primeiro contato, a caixa de texto fica indisponível e a equipe usa um texto que a organização escreveu e submeteu à aprovação do WhatsApp. O Nexus não guarda esse texto: só preenche as informações que faltam, como o nome.
Só a equipe autorizada, de acordo com o perfil de cada pessoa. Ser membro de uma caixa diz o que a pessoa atende, mas não dá acesso a nenhum dado a que ela já não tivesse direito pelo perfil.
Nada se perde: a conversa e as respostas enviadas continuam na organização, registradas com o nome de quem as enviou. Tirar uma pessoa de uma caixa não apaga o trabalho dela.
Os canais são contratados à parte. Para enviar por WhatsApp ou por e-mail, a organização pode usar a conta própria ou contratar o WhatsApp Gerenciado e o E-mail Gerenciado pelo Nexus. Cada serviço gerenciado é contratado separadamente, com franquia de envios por período de 30 dias, e a contratação de um não obriga a do outro. As condições vigentes são tratadas na contratação.
Esta página trata da caixa de entrada, em que a equipe lê e responde. Avisos automáticos e outros recursos de envio dependem de configuração, de textos aprovados no WhatsApp e do canal contratado, e não fazem parte do que esta página promete.
A caixa de entrada e as caixas por área fazem parte dos planos Essencial, Profissional e Corporativo e não estão no plano Gratuito. A ativação e o consumo do canal são contratados à parte, como descrito acima. Os módulos de cada plano vigente estão na página de planos.
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